Politique de confidentialité et renseignements personnels

JonaTec, établie au Québec et pouvant desservir des clients au Québec et au Nouveau-Brunswick, est responsable des renseignements personnels qu’elle détient. Le titre public de la personne responsable est Responsable de la protection des renseignements personnels - Direction de JonaTec, à moins que cette fonction ne soit déléguée par écrit conformément à la loi. JonaTec applique les obligations de protection des renseignements personnels qui lui sont applicables selon le contexte et le territoire concerné.

Cette adresse peut être utilisée pour une question, une plainte, une demande d’accès ou de rectification, ou toute autre demande liée à la protection des renseignements personnels.

JonaTec établit et met en œuvre des politiques et pratiques de gouvernance proportionnées à ses activités afin de protéger les renseignements personnels pendant tout leur cycle de vie. Elles couvrent notamment la collecte, l’accès, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction, la gestion des fournisseurs, les incidents de confidentialité et l’exercice des droits. Elles sont approuvées et révisées par le responsable de la protection des renseignements personnels.

• Direction / Responsable de la protection des renseignements personnels : approuve les politiques, reçoit et traite les demandes d’accès ou de rectification et les plaintes, participe aux EFVP, supervise les incidents et les mesures correctives, et vérifie périodiquement les fournisseurs et les règles de conservation;
• Personnel et techniciens autorisés : accèdent uniquement aux renseignements nécessaires à leurs fonctions, respectent la confidentialité et les règles de sécurité, évitent les copies inutiles et signalent sans délai tout incident ou accès anormal;
• Fournisseurs de services : ne reçoivent que les renseignements nécessaires au mandat qui leur est confié et sont assujettis aux conditions de confidentialité, de sécurité et de traitement applicables.

Pour déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels, écrivez à info@jonatec.ca avec l’objet « Plainte - renseignements personnels » et décrivez les faits, le service ou le renseignement concerné ainsi que le moyen de vous joindre. Il n’est pas nécessaire de transmettre des documents sensibles avant que JonaTec vous les demande. Le responsable consigne la plainte, en accuse réception, l’examine de façon impartiale, peut demander les renseignements nécessaires à son analyse, documente les conclusions et les mesures correctives et transmet une réponse écrite. Une plainte est traitée confidentiellement et sans représailles.

Nous recueillons les renseignements directement auprès du client lorsqu’il remplit un formulaire, appelle, écrit, signe un document, utilise son portail ou nous confie un appareil. Nous pouvons aussi recevoir des renseignements de la personne autorisée d’une entreprise, d’un fournisseur mandaté par le client ou de nos fournisseurs de paiement et d’authentification.

Selon le service demandé, nous pouvons recueillir uniquement les renseignements nécessaires, notamment :

• nom, téléphone, courriel, adresse et, pour une entreprise, nom de l’organisation et personne-ressource;
• renseignements contenus dans une demande d’aide, une soumission, un bon de service, un contrat, une facture ou une communication avec JonaTec;
• signatures électroniques, y compris, lorsque le client choisit cette option, une signature réutilisable enregistrée dans son compte client, ainsi que preuves de consentement, dates et heures de signature et données techniques d’intégrité servant à démontrer une autorisation;
• journaux internes du portail, notamment les connexions et l’ouverture de soumissions, de bons de service ou de réparation et de factures, avec la date et l’heure, le compte concerné et la référence du document;
• description d’un appareil, modèle, numéro de série, configuration, journaux techniques et renseignements nécessaires au diagnostic;
• lorsque l’application JonaTec est installée et associée à un dossier : identifiant technique du poste, nom de la machine, nom personnalisé ou employé attitré lorsque configuré, version de Windows et de l’agent, architecture, fabricant, modèle, version BIOS et numéro de série lorsque Windows les expose, modèle du processeur, résumé des cartes graphiques, nombre et résumé des modules mémoire, inventaire technique des disques physiques (nom, type, capacité et, lorsque Windows les expose, état, température, usure et heures de fonctionnement), écrans, imprimantes et principaux périphériques, état de Secure Boot, présence et état du TPM, état de protection BitLocker, numéro d’actif, emplacement ou note d’inventaire lorsque configurés, espace disque, mémoire, utilisation ponctuelle du processeur, durée de fonctionnement et heure de démarrage, besoin de redémarrage, état de base de Microsoft Defender et du Pare-feu Windows, antivirus déclarés par Windows Security Center (nom, état d’activation et état des signatures), état de Windows Update ainsi que le nombre et un résumé limité des mises à jour en attente et des échecs récents, type d’interface réseau, adresse IPv4 locale, passerelle et serveurs DNS, ainsi que, pour le Wi-Fi, le SSID et la qualité de signal lorsque Windows les expose, ainsi qu’un historique technique limité des pertes de connexion observées (début, fin, durée et type de réseau/SSID associés lorsqu’ils sont disponibles). L’agent peut aussi transmettre l’inventaire des logiciels installés (nom, version, éditeur et date d’installation déclarée), le nombre d’éléments configurés au démarrage Windows, le dernier contact, l’état technique et son historique, les motifs et cycles d’alerte, le mode intervention JonaTec, les actions de maintenance prédéfinies et leur résultat sommaire, ainsi que les messages ajoutés à une demande de soutien liée au poste. L’inventaire détaillé des éléments de démarrage reste local au poste : l’utilisateur peut désactiver ou réactiver une entrée compatible avec confirmation, de façon réversible, tandis que le serveur reçoit seulement leur nombre dans la télémétrie de base. Le nettoyage local peut inclure des fichiers temporaires, rapports d’erreurs et caches techniques sûrs; la corbeille n’est vidée que si l’utilisateur sélectionne explicitement cette option et confirme l’action. Le diagnostic local de performance peut lire le nom des principaux processus en cours et leur utilisation de mémoire afin d’identifier un ralentissement; leurs arguments, fenêtres, fichiers et contenus ne sont pas lus ni transmis au serveur. L’agent ne transmet pas l’historique de navigation, le contenu des fichiers personnels ni le contenu du trafic réseau, et n’accepte pas de commandes ou scripts arbitraires transmis par le serveur;
• lorsque les fonctions de protection JonaTec sont activées : l’agent peut transmettre l’état détaillé de la protection antivirus nécessaire au suivi de sécurité (notamment protection en temps réel, état des signatures, dates d’analyses et nombre ou nom limité des menaces signalées) ainsi que l’état technique du VPN JonaTec (présence du composant, tunnel configuré, état connecté ou déconnecté, serveur utilisé, adresse VPN attribuée, dernière communication et volumes techniques envoyés ou reçus). La clé privée WireGuard du poste est générée localement, chiffrée par Windows et n’est pas transmise à JonaTec. JonaTec ne reçoit pas, par cette télémétrie, le contenu du trafic réseau ni le contenu des fichiers analysés par l’antivirus;
• la surveillance d’identité n’est pas actuellement activée dans l’environnement de production JonaTec. Si le client active volontairement cette fonction après sa mise en service, l’adresse courriel déjà associée à son compte pourra être transmise à Have I Been Pwned (HIBP), fournisseur de renseignements sur les compromissions, afin de vérifier si elle apparaît dans des fuites de données connues. JonaTec peut conserver l’état de surveillance, la date de vérification, le nombre et la référence des expositions, leur date, domaine, catégories de données exposées et niveau de risque calculé afin de présenter un résultat utile et créer des alertes. Lorsque le niveau de service du fournisseur et les domaines vérifiables le permettent, des domaines associés à des traces d’infostealer peuvent aussi être retournés. JonaTec ne reçoit pas les mots de passe exposés par cette intégration et ne crée pas une copie additionnelle du courriel dans ce module. Cette fonction peut être désactivée par le client;
• lorsque le client utilise volontairement l’Assistant JonaTec et que cette fonction est incluse et activée pour son forfait, les messages qu’il saisit dans la conversation, incluant le contexte récent nécessaire pour poursuivre un échange, ainsi qu’un contexte technique limité et pertinent du poste peuvent être transmis au service d’intelligence artificielle utilisé par JonaTec afin de produire une réponse de première ligne. Ce contexte peut notamment comprendre l’état général du poste, Windows, réseau, sécurité, imprimantes et périphériques nécessaires au diagnostic. L’Assistant n’a pas accès au contenu des documents personnels et ne reçoit pas le droit d’exécuter des commandes, scripts ou actions distantes arbitraires. JonaTec conserve dans son historique technique le fait que l’Assistant a été utilisé et, s’il y a lieu, qu’une escalade vers JonaTec a été suggérée, sans y enregistrer le texte intégral de la question dans ce journal d’événements. Les appels à l’API OpenAI Responses sont configurés avec la conservation de l’état applicatif désactivée (store:false); les mécanismes de surveillance des abus et leurs durées de conservation demeurent toutefois régis par les contrôles de données du fournisseur;
• renseignements visibles dans des fichiers, comptes ou paramètres lorsqu’un accès est raisonnablement nécessaire à l’intervention;
• renseignements de paiement limités à ceux rendus accessibles par notre fournisseur de paiement, par exemple le statut d’un paiement, une référence de transaction et les quatre derniers chiffres d’une carte lorsque disponibles. JonaTec ne reçoit pas le numéro complet de carte ni le code de sécurité.

Les champs marqués comme obligatoires servent à répondre ou exécuter le service. Sans ces renseignements, JonaTec peut être incapable de traiter la demande, créer le portail, calculer un déplacement, facturer ou réaliser l’intervention. Les renseignements facultatifs peuvent être omis.

Avant la première activation de la supervision gérée sur un appareil, JonaTec Agent présente un avis distinct qui décrit les catégories de renseignements techniques transmis, les finalités du suivi, les principales exclusions et la possibilité de retirer l’autorisation. Aucune télémétrie gérée ni action à distance n’est transmise par l’Agent tant que cette autorisation n’est pas active.

Lorsqu’une personne autorise l’Agent, JonaTec peut conserver au dossier du poste la version du texte présenté, son empreinte cryptographique, le nom de la personne qui a autorisé, la date et l’heure, la source de l’acceptation et une empreinte de la preuve. Ces éléments servent à démontrer quelle autorisation était en vigueur.

L’autorisation peut être retirée depuis JonaTec Agent ou le portail client. Le retrait suspend les nouvelles transmissions de télémétrie gérée et les actions à distance futures jusqu’à une nouvelle autorisation locale. Il ne constitue pas, à lui seul, une demande d’effacement des renseignements déjà conservés; les demandes d’accès, de rectification ou autres droits peuvent être adressées à JonaTec conformément à la présente politique.

Lorsqu’un appareil appartient à une entreprise ou est utilisé par une autre personne, le signataire confirme avoir l’autorité nécessaire pour activer l’Agent. L’entreprise demeure responsable de ses propres obligations d’information envers les utilisateurs de ses appareils.

Les renseignements sont utilisés aux fins précises qui correspondent au service ou à la relation avec le client, notamment pour :

• répondre à une demande, planifier et fournir un service informatique;
• diagnostiquer, configurer, réparer ou sécuriser un appareil, un réseau ou un compte;
• préparer et gérer une soumission, un bon de service, un contrat, une facture et un paiement;
• communiquer avec le client au sujet de son dossier et fournir un soutien;
• sécuriser le portail et assurer la traçabilité des accès et de l’ouverture des documents du dossier client;
• lorsque l’agent JonaTec est activé, afficher les postes associés au client, leur présence récente et leur état technique de base, relier une demande d’aide au bon appareil, faciliter le soutien préventif et exécuter, lorsqu’un administrateur JonaTec le demande, une action de maintenance prédéfinie et limitée par l’application;
• lorsque les fonctions de protection sont activées, présenter simplement l’état de protection de l’appareil, permettre l’activation d’un tunnel VPN JonaTec provisionné et signaler les situations de sécurité qui demandent une vérification, tout en gardant les détails techniques accessibles au besoin;
• lorsque le client active la surveillance d’identité, vérifier périodiquement l’adresse courriel du compte auprès du fournisseur de surveillance, présenter les expositions connues et, lorsque disponible, les signaux d’infostealer nécessitant une action;
• lorsque l’Assistant JonaTec est offert et utilisé, fournir un soutien de première ligne à partir de la description du client et du contexte technique pertinent du poste, proposer uniquement des étapes simples et sûres et faciliter la création d’une demande JonaTec lorsqu’une intervention humaine est indiquée;
• prévenir la fraude, protéger nos systèmes, respecter nos obligations légales et comptables et défendre nos droits lorsque nécessaire.

Nous ne recueillons pas un renseignement simplement parce qu’il pourrait être utile un jour.

Avant une intervention nécessitant un accès à des fichiers, comptes, paramètres ou autres renseignements personnels, JonaTec demande une autorisation qui décrit la fin poursuivie. L’accès doit rester limité au service demandé et à sa durée.

Lorsque possible, le client saisit lui-même ses mots de passe. JonaTec ne conserve pas les mots de passe personnels du client dans le dossier de service. Si un accès temporaire doit exceptionnellement être créé pour réaliser le mandat, il doit être retiré, révoqué ou modifié à la fin du service, selon la situation.

Lorsque le consentement est requis, JonaTec le demande pour une fin précise, en termes simples et clairs. Une demande écrite de consentement importante, notamment pour un accès aux renseignements pendant une intervention, est présentée distinctement des autres conditions.

Le consentement peut être retiré pour l’avenir lorsque le traitement repose sur ce consentement, sous réserve des obligations légales et des conséquences nécessaires sur la possibilité de continuer un service qui exige cet accès.

Lorsque des renseignements personnels concernent un mineur de moins de 14 ans et qu’un consentement est requis, celui-ci est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. Pour un mineur de 14 ans ou plus, le consentement peut être donné par le mineur, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur, selon les règles applicables.

JonaTec ne vend ni ne loue les renseignements personnels à des fins publicitaires.

Si le client demande une configuration auprès d’un service tiers - par exemple Microsoft, Google, Apple ou un service infonuagique - les renseignements strictement nécessaires peuvent être communiqués à ce fournisseur afin d’exécuter la demande, selon le consentement ou l’autre base juridique applicable.

JonaTec applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables selon la sensibilité des renseignements, leur quantité, leur finalité, leur répartition et leur support. Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès, l’authentification, des connexions chiffrées lorsque disponibles, la séparation des accès administratifs, la sauvegarde des systèmes pertinents et la suppression des copies temporaires qui ne sont plus nécessaires.

Aucun système n’offre toutefois un risque zéro; nos mesures sont réévaluées selon nos activités et les risques.

Nous conservons les renseignements seulement aussi longtemps que nécessaire pour la fin visée ou qu’une loi nous oblige ou nous permet à les conserver. Le calendrier opérationnel de JonaTec prévoit notamment :

• les prospects et demandes Web qui ne deviennent pas clients sont revus après 12 mois et supprimés lorsque plus aucune finalité ou obligation ne justifie leur conservation;
• les dossiers opérationnels ordinaires (demandes de service, soumissions terminées et renseignements connexes qui ne sont pas des pièces fiscales) sont revus après 3 ans suivant la fin du besoin;
• les pièces jointes liées à un dossier de service ou à une soumission sont revues après 3 ans; elles ne sont pas supprimées automatiquement par le système afin de permettre la vérification d’un litige, d’un gel de conservation ou d’une autre obligation avant destruction;
• les notifications du portail sont supprimées après 12 mois lorsqu’elles ont été lues et au plus tard après 24 mois;
• les demandes de signature à distance terminées, refusées ou expirées sont supprimées après 90 jours; le bon ou l’autorisation finale signée demeure conservé séparément;
• la signature réutilisable enregistrée volontairement dans le compte client est conservée tant que le compte demeure actif ou jusqu’à sa suppression par le client; elle n’est jamais appliquée automatiquement et doit être insérée expressément par le client sur la page de signature sécurisée;
• les journaux de connexion et d’ouverture de documents du portail, ainsi que les journaux administratifs ordinaires, sont conservés 24 mois;
• les échantillons techniques historiques de santé des postes JonaTec Agent sont supprimés automatiquement après 90 jours; les états courants nécessaires au suivi du poste demeurent dans sa fiche tant que le poste est actif;
• les fiches techniques des postes JonaTec révoqués sont supprimées automatiquement après 24 mois; un poste actif demeure associé au dossier tant qu’il n’est pas révoqué ou que le dossier client n’est pas supprimé;
• les preuves distinctes d’autorisation et de retrait de JonaTec Agent sont normalement conservées jusqu’à 7 ans afin de documenter l’autorisation applicable, sous réserve d’une obligation légale, d’un litige ou d’un autre motif documenté de prolongation;
• les factures, paiements, contrats, bons signés, autorisations supplémentaires et autres pièces commerciales ou fiscales sont conservés 7 ans avant une revue de destruction, ce qui vise à couvrir les délais fiscaux applicables et à éviter une destruction prématurée;
• le registre des incidents de confidentialité est conservé au moins 5 ans après la prise de connaissance de l’incident.
• les mots de passe personnels ne sont pas conservés dans le dossier de service.

Une obligation légale, une opposition fiscale, un litige, une enquête ou un autre motif documenté peut prolonger un délai. À l’expiration du délai applicable et lorsque plus aucune justification ne subsiste, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet et que cela répond à un besoin sérieux et légitime.

JonaTec tient un registre des incidents de confidentialité. Lorsqu’un incident survient, nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques et empêcher qu’un incident semblable se reproduise. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, les avis requis sont transmis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, conformément à la loi.

Selon la loi et la situation, une personne peut notamment demander :

• l’accès aux renseignements personnels que JonaTec détient à son sujet;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• des renseignements sur les catégories de personnes ayant accès au dossier et sur la durée de conservation;
• le retrait d’un consentement pour l’avenir lorsque celui-ci est la base du traitement;
• l’obtention, lorsque le droit à la portabilité s’applique, des renseignements personnels informatisés recueillis auprès d’elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ainsi que leur communication à une personne ou à un organisme autorisé lorsque la loi le permet;
• l’examen d’une plainte relative à la confidentialité.

Une demande peut être envoyée à info@jonatec.ca. JonaTec peut demander les renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur avant de communiquer un dossier. Une demande formelle d’accès ou de rectification est consignée, analysée par le responsable de la protection des renseignements personnels et fait l’objet d’une réponse écrite avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant sa réception, sous réserve des règles et exceptions prévues par la loi. Pour faciliter les demandes de portabilité lorsqu’elles s’appliquent, le système administratif de JonaTec permet de générer un export structuré en JSON des renseignements informatisés pertinents, sous réserve de l’analyse de la portée de la demande et des exceptions applicables.

Une plainte de confidentialité peut être transmise à la même adresse en indiquant les faits, le renseignement ou le service concerné et les coordonnées pour le suivi. Le responsable examine la plainte, documente les mesures prises et communique la réponse appropriée. Une personne peut aussi s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec lorsqu’elle estime que ses droits n’ont pas été respectés.

Le site public mémorise la langue choisie et le choix de confidentialité dans le stockage local du navigateur. Le choix relatif aux statistiques facultatives est enregistré avec sa date, une version de consentement et une date d’expiration, pour une durée maximale de 180 jours; il est ensuite demandé de nouveau. Le portail utilise les éléments techniques strictement nécessaires à la connexion sécurisée, à la session et aux préférences du portail. JonaTec offre aussi, de façon facultative, Vercel Web Analytics et Vercel Speed Insights afin de mesurer le trafic anonymisé et la performance réelle du site, ainsi que Google Ads afin de mesurer si une demande, un appel ou un abonnement fait suite à une campagne publicitaire. Lorsque cette mesure est acceptée, le site peut conserver des paramètres de campagne comme la source, la campagne, le contenu publicitaire, le mot-clé, le type d’appareil et la page d’arrivée. Le contenu des formulaires, le nom, le courriel et le numéro de téléphone ne sont pas transmis par le code de conversion Google Ads. Vercel Web Analytics, Vercel Speed Insights et Google Ads demeurent désactivés par défaut et ne sont chargés ou activés qu’après l’action volontaire de l’utilisateur. Les pages sécurisées de signature sont exclues de ces mesures. Le choix peut être refusé ou modifié en tout temps par « Préférences de confidentialité » dans le pied de page; un refus n’empêche pas d’utiliser le site ni les services essentiels. La recherche d’adresse et le calcul d’itinéraire ne s’activent qu’après une saisie ou une action de l’utilisateur. Le paiement en ligne est redirigé vers Stripe; la page de paiement est exploitée par ce fournisseur et peut utiliser ses propres technologies nécessaires au paiement et à la prévention de la fraude.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter un changement à nos pratiques, fournisseurs ou obligations. La version et la date de mise à jour sont affichées sur cette page. Pour une modification importante touchant un consentement déjà donné, JonaTec applique les règles de consentement pertinentes avant d’utiliser les renseignements à une nouvelle fin.